Estructura y delegación de funciones o tareas

Bueno esta vez veremos lo que delegar representa en la teoría y lo que refleja la realidad con lo que a este tema respecta. Cabe destacar, que para usos de la carrera de Administración de Empresas nos vamos a enfocar en la parte de delegar responsabilidades en una empresa, primeramente, según COBIAN MEDIA (2015) este concepto se enfoca en la importancia de repartir las labores para lograr que la empresa sea más eficiente y que el tiempo que ganas al delegar dichas funciones te permita, como dice John Beeson, pasar de la micro gestión a la gestión estratégica, poder concentrarte en la estrategia global y dedicarle más tiempo a los temas importantes y urgentes. Al hacer aquello que se te da mejor aumentas tu productividad.

Ahora bien, si este aspecto representa beneficios para una empresa, porque entonces los CEOS dudan tanto de este aspecto de reparto de labores, bueno en aspectos del día a día principalmente se debe a la falta de confianza y en segundo plano pude ser que no sepan a quien delegar o que delegar por la misma desconfianza que hay hacia sus trabajadores, otras veces porque creen que ellos hacen mejor todo que los demás empleados, provocando de esta manera lo que tanto temen perdidas.

Por lo anterior, hay una serie de cinco pasos a seguir según COBIAN MEDIA (2015) para tratar de que esto no suceda y se presentan a continuación:

1- PERDER EL MIEDO A DELEGAR

Este es el primer paso que debes dar. Piensa que delegar no es dejar las cosas a la suerte, sino que tienes un equipo capaz de cumplir los objetivos que les propongas. Delegar tampoco tiene por qué ser llegar al día decisivo y encontrarte con que las cosas no estén hechas. Si estableces una buena comunicación y mecanismos de seguimiento no tiene por qué haber sorpresas. 

2 – QUÉ DELEGAR

¿Estás listo para hacerlo? Ahora que está listo debes empezar a decidir cuáles son las tareas que vas a delegar. Para esto debes hacer dos distinciones: por un lado, piensa en aquellas decisivas para tus responsabilidades, las que solo tú puedes asumir, y aquellas que pueden ser desempeñadas por otra persona.

3 – A QUIÉN DELEGAR

En tu equipo tendrás personas con diferentes habilidades y actitudes. Evalúa las teniendo en cuenta lo siguiente: ¿puede asumir más responsabilidades?  tiene capacidad para desarrollar sus funciones de forma independiente? Quienes cumplan con estos requisitos son buenos candidatos, pero no descartes a otro perfil: el de aquellos con potencial, que, aunque no están preparados aún, podrán hacerlo si cuentan con un buen guía que los acompañe en la curva de aprendizaje.

4 – EXPLICA BIEN EN QUÉ CONSISTE LA TAREA

Comunica bien las tareas que delegarás. Se especificó: el responsable de desempeñar una función debe saber en qué consiste, cómo se medirá su desempeño, cómo están ligadas estas tareas a los objetivos de la empresa, con qué presupuesto cuenta, con qué personas deberá colaborar, por mencionar algunos temas.

5 – HAZ UN SEGUIMIENTO

Durante la realización de cada proyecto debes utilizar algún método que te permita hacer un seguimiento del proyecto. Muchos CEOS olvidan este paso, que es uno de los más importantes para que el resultado sea exitoso.

En este aspecto existen muchas formas de manejar la situación, pero según lo visto en las clases de la carrera ya mencionada y una revisión muy específica preferí seleccionar estos cinco aspectos, debido a que me parecen que están presentes de una manera concreta y muy clara de entender, esto de manera que es muy accesible a CEOS de grandes, medianas y pequeñas empresas.

¿A qué se debe la falta de organizar una estructura formal en las pequeñas y medianas empresas?

A mi parecer el principal aspecto que influye en este aspecto tomando en cuenta la opinión de varios emprendedores, es el tema de la falta de conocimientos, no obstante, este aspecto no les afecta en la mayoría de los casos debido a que ninguno de ellos piensa en expandirse y hacer de sus pequeños negocios, grandes empresas, ahora bien, yo lo veo desde el siguiente punto de vista al no tener un panorama amplio a lo que la teoría se refiere ellos no ven las grandes posibilidades que pueden obtener si se expandieran, entonces aunque consideren que este aspecto no les afecta, indirectamente si lo hace ya que esta escases nunca los va a dejar progresar es importante tomar en cuenta de que ellos tienen bien desarrollada la habilidad de técnica por la amplia experiencia que poseen muchos de estos emprendedores. Pero sin embargo, como lo he dicho en este blog es importante tener un balance entre conocimiento y experiencia, en conclusión, digo que si el deseo de una persona que emprende es quedarse con una pequeña empresa no es importante el aspecto de tener una estructura formal, debido a que no la van a necesitar nunca pero, como ya lo dije si quieren crecer o generar más ganancias deben pensar en la idea de generar una buena estructura y este aspecto conlleva al tema anterior de delegar tareas, de manera que si no tienen personal para hacerlo tarde o temprano van a fracasar en su intento de crecer. Por otro lado, en mi opinión sobre este aspecto de que por falta de conocimiento siento de que deberían por empezar en contratar a alguien que si tiene ese conocimiento, para de esta manera poder complementar esa parte que le hace falta, debido a que por lo que vi y de las respuestas que me han dado muchos de estos negocios tienen bastante potencial pero falta que conozcan las oportunidades que tienen al alcance de sus manos.