La importancia de un adecuado control

Cuál es la forma teóricamente correcta de efectuar el control en las empresas.

Para empezar, me gustaría comenzar explicando un poco sobre lo que dice la teoría sobre los tipos que a lo que estándares de control respecta, existen ocho puntos primordiales de control que son el físico, de costos, de capital, de ingresos, de programas, intangibles y de metas. A partir de lo anterior, proseguiré a definir cada uno de ellos para poder entenderlos mejor y así poder saber cuáles se deben aplicar en cada caso.

Los estándares físicos “son medidas no monetarias y comunes al nivel operativo, ya que en él se utilizan materiales, se contrata mano de obra, se prestan servicios y se producen bienes” (Koontz, Weihrich y Cannice, 2012, p. 498). Luego está el estándar de costo que “Son medidas monetarias y, al igual que los estándares físicos, son comunes en el nivel operativo. Asignan valores monetarios a los aspectos específicos de las operaciones” (Koontz et.al, 2012, p. 499). Después se encuentra los estándares de capital “en donde hay una variedad de estándares de capital, que surgen de aplicar medidas monetarias a artículos físicos” (Koontz et.al, 2012, p. 499). En los estándares de ingresos “surgen de asignar valores monetarios a las ventas. Como los ingresos por pasajero por autobús por kilómetro, las ventas promedio por cliente y las ventas per cápita en un área de mercado determinada” (Koontz et.al, 2012, p. 499). En los estándares de programas “Un gerente puede ser asignado para instalar un programa de presupuesto variable, un programa formal de seguimiento para el desarrollo de nuevos productos o uno para mejorar la calidad de la fuerza de ventas” (Koontz et.al, 2012, p. 499).

En los estándares intangibles sucede algo particular y es el hecho de que es más difíciles de establecer son los estándares que no se expresan en medidas físicas o monetarias. ¿Qué estándar puede utilizar un administrador para determinar la competencia de su agente de compras divisional o director de personal?, ¿qué puede utilizarse para determinar si el programa de publicidad cumple los objetivos a corto y largo plazos?, ¿o si el programa de relaciones públicas tiene éxito?, ¿son los supervisores leales a los objetivos de la compañía? Estas preguntas muestran la dificultad para establecer estándares o metas para lograr una medición cuantitativa o cualitativa clara (Koontz et.al, 2012, p. 499). Y por último están los estándares de metas en donde “Dada la actual tendencia de las empresas mejor administradas a establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas verificables en cada nivel de la administración, el empleo de estándares intangibles, aunque continúa siendo importante, está disminuyendo” (Koontz et.al, 2012, p. 500).

Con base en lo anterior, se pueden aplicar otros tipos de control que son anticipados, concurrentes y posterior al evento que se pueden aplicar a los estándares de control, pero, no obstante, aunque la teoría pueda definir ciertos controles, realmente no hay una manera efectiva de determinar cual es la mejor manera de efectuar en la vida real para un correcto control en una empresa.

Para concluir, me gustaría definir que estos procesos tienen un respectivo proceso a seguir el cual es establecer los estándares “Los estándares simplemente son criterios de desempeño, los puntos seleccionados de todo un programa de planeación en los que se establecen medidas de desempeño para que los administradores reciban indicios sobre cómo van las cosas y no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes” (Koontz et.al, 2012, p. 496). Posteriormente, se efectúa la medición del desempeño en donde “Aun cuando no siempre sea posible, la medición del desempeño frente a los estándares debería hacerse apropiadamente de forma anticipada para detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante acciones apropiadas” (Koontz et.al, 2012, p. 496). Y para finalizar, se aplica la corrección a la desviación “La corrección de desviaciones es el punto en que el control puede verse como una parte de todo el sistema de administración y relacionarse con las otras funciones gerenciales” (Koontz et.al, 2012, p. 496).

¿Por qué es importante el control?

Primordialmente en lo que he podido observar en las empresas a las cuales he hecho visita y en las que he podido hablar con administradores es que la parte de control es fundamental ya que, esta parte en las organizaciones son las bases para poder efectuar la misión, visión, estrategia y los objetivos a corto y largo plazo, de manera que para hacerlos efectivos son sumamente importante.

Dicho lo anterior, un claro ejemplo es el de mi tío el cual trabaja en la junta de protección social y el afirma que la parte de control es sumamente importante debido a que es una parte en la que todo gira entorno esto porque prácticamente cada proceso dentro de una organización tiene su respectivo control. Él me dice que por ejemplo en todo el proceso de trabajo en la parte operativa de su área tiene un control sumamente riguroso y esto se debe a que una vez más el control es el hecho de como se debe llevar a cabo cada uno de estos procesos, no obstante, también en este ejemplo de la junta se lleva un control muy amplio y especifico sobre el producto en este caso los enteros de lotería.

Como explique anteriormente, la teoría avala la importancia de tener un control y es por eso que existen controles específicos sobre aspectos muy puntuales sobre las acciones a llevar a cabo en la empresa, y dejando de lado un poco la teoría para mi el control es parte fundamental o de suma importancia ya que, más allá de que ayude en los procesos de producción o de los productos, en una empresa en la que el control sea ineficiente, aspectos como lo son el clima organizacional, el liderazgo, las relaciones personales e incluso las habilidades blandas se pueden ver comprometidas por el hecho de que el control es la base de una empresa.